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Documents officiels - Règlement intérieur

ROTARY INTERNATIONAL
District 1640
Règlement Intérieur
du Rotary club de SEES-GACE

PREAMBULE : Le Rotary Club de SEES GACE est une association de droit français soumise en particulier aux prescriptions de la Loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.Il est régi par ses statuts qui ont été déposés en Préfecture d'Alençon 61 lors de sa création en 1987 et qui ont été modifiés par l'Assemblée Générale du 13 décembre 2011. Cette même AG a procédé au remaniement du Règlement intérieur.

Article 1    Définitions
Article 1.Comité :        le comité du club.
Article 2.Administrateur un membre du comité du club.
Article 3.Membre :  tout membre, autre que d'honneur, du club.
Article 4.R.l. :        Rotary International.
Article 5.Année  période de douze mois de l'année rotarienne  qui commence au 1er juillet.
Article 2   Comité du club
Le club est géré par un comité composé des : président, président élu, vice(s)-président(s), secrétaire, trésorier et chef du protocole.
Le président sortant est membre de droit.
Le président peut inviter au comité les responsables des commissions, des membres ou un tiers, en fonction des sujets à l’ordre du jour.
Le président nommé peut être convié aux réunions du comité, à l’invitation du président.
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Article 3    Élection des administrateurs et des dirigeants
§ 1. Un mois avant les élections, le président sollicite les candidatures aux postes du comité, lors d'une réunion statutaire. Les candidats doivent déposer par écrit, auprès du président,  sous dix jours des listes permettant de pourvoir tous les postes du comité. Les listes sont soumises au vote de l’assemblée générale ordinaire annuelle. La liste remportant au moins la majorité des votants est déclarée élue. Ses membres constitueront le comité de la 2° année rotarienne suivant leur élection. Au cas où aucune liste n’atteindrait ce score, un second tour est immédiatement organisé entre les deux listes arrivées en tête au premier tour.
Le panachage  entre les listes est exclu.
Le président du club ainsi élu prend le titre de président nommé et fait partie du comité à partir du 1er juillet suivant. Le président nommé devient président élu au 1er juillet de l'année qui précède son entrée en poste comme président.
.§  2. Toute vacance au sein du comité, ou à un poste quelconque
est pourvue par les membres du comité restants.
S  3. Toute vacance aux postes de dirigeant en­trant est pourvue par les membres du comité restants

Article 4    Responsabilités des dirigeants
§ 1. Président. Le président préside les réunions du club et du comité, et remplit toute autre mission lui incombant.
§ 2. Président élu. Le président élu est membre du comité et rem­plit toute autre mission que le président ou le comité lui confie.
§3. Vice-président. Le vice-président préside les réunions du club et du comité en cas d'absence du président et remplit toute autre mission lui incombant. Les responsabilités de Président élu et de Vice-Président sont souvent confondues.
§4 Le trésorier . Ila la responsabilité des fonds du Club , cf article 11 Finances.  Il peut être assisté d'un trésorier-adjoint disposant également des signatures en cas d'absence du Trésorier ou de sa vacance momentanée.
§5. Secrétaire. Le secrétaire tient à jour la liste des membres; maintient le registre des présences aux réunions ; envoie les convocations aux réunions du club, du comité et des commis­sions et en rédige les procès-verbaux, ainsi que les rapports desti­nés au R.L, y compris :
l. au 1er janvier et 1er juillet de chaque année, le rapport semestriel de l'effectif du club accompagné des cotisations des membres ainsi que des membres actifs admis au club depuis le dernier rapport semestriel
2.  les modifications intervenues dans la liste des membres.
Il est précisé qu'il peut faire appel aux nouvelles technologies pour communiquer  (sous 8 jours) les assiduités sur le site du District et pour envoyer des convocations par Email. Le programme des réunions est régulièrement mis à jour sur le site du Club dont il est le « Webmaster ».
Enfin, il remplit toute autre mission lui incombant.
Le secrétaire convoque par écrit ou Email les assemblées générales et extraordinaires, transmet  les ordres du jour, organise les élections et dresse le procès verbal de toutes ces assemblées. Il les reporte sur le registre légal. Il effectue toutes les démarches nécessaires auprès des autorités (Préfecture, etc.).
§ 5. Trésorier. Le trésorier a la responsabilité des fonds du club ; soumet son rapport financier annuel au club ou sur demande du comité ; remplit toute mission lui incombant et transmet à son successeur ou au président les comptes et biens du club en sa possession. Il présente le rapport financier à l’assemblée générale annuelle après les avoir soumis au contrôle d’un professionnel de la comptabilité, selon les  prescription des statuts.
  § 6. Chef du protocole. Le chef du protocole remplit toute mis­sion pouvant lui incomber ou que lui confie le président ou le comité. Il est, en particulier chargé de la bonne organisation des réunions du club, veille à l’accueil des visiteurs rotariens extérieurs au club et tiers

Article 5    Réunions
§ 1. L’assemblée générale ordinaire  annuelle. La réunion annuelle du club au cours de laquelle les dirigeants pour la seconde année rotarienne suivant sont élus à lieu avant le 31 décembre
§  2 . Les réunions statutaires du club ont lieu au siège du Club le lundi (à compter du 1er janvier 2012, le mardi auparavant) à  20 heures sauf avis contraire dont les membres ont été informés par le secrétaire. Les membres doivent être également avisés en temps utile de toute annulation de réunion. Sont considérés comme présents les membres en règle (à l'exception des membres d'honneur et de tout membre excusé conformément aux statuts types du Rotary club) ayant assisté à au moins 60 % de la réunion ou ayant compensé leur absence conformément à l'arti­cle 9, § 1 et 2 des statuts.
§ 3. Le quorum pour l’assemblée générale ordinaire annuelle aussi bien qu'aux réunions statutaires est de 35% de l'effectif du club.
§ 4. Les réunions du comité ont lieu le même jour que les réunions qu'elle précèdent de 30 minutes.…. La réunion du comité peut être annulée un mois entre juillet et août.
Le président peut, de son chef ou à la demande de deux membres du comités convoquer des réunions supplémentaires qui doivent être annoncées officiellement.
§ 5. Le quorum est constitué par la majorité des administrateurs.
§  6 « la réunion peut comprendre  un repas qui est à la charge du membre »

Article 6    Congé
Sur demande écrite adressée au comité, et pour raison valable et suffisante, un membre peut être dispensé d'assister aux réunions de son club pendant une période déterminée.


Article 7    Cotisation
Il n'y a pas de droit d'admission.
La cotisation mensuelle  est fixée chaque année par l’assemblée générale annuelle pour l’année rotarienne commençant le 1° juillet suivant. Elle est  payable mensuellement de préférence ou en versement s bisannuels . Cette cotisation couvre outre les cotisations dues au District et au Rotary International, les frais  de fonctionnement (réunions,  représentation  ou débours pour participer à des réunions de District du Rotary), ainsi que les abonnements  à la Revue Le Rotarien et l'annuaire.
Une cotisation réduite est proposée aux couples de rotariens.
(pour mémoire cotisations 2011-2012   membre actif 50 €, couple 85 € mensuels)

Article 8    Modes de scrutin
Les votes se font de vive voix. Le comité peut toutefois décider de soumettre une résolution à un vote à bulletin secret au lieu d'un vote de vive voix ou à main levé et tout membre peut exiger le vote à bulletin secret s’il considère que cette procédure est mieux adaptée à la prise de décision discutée. A cet effet, le secrétaire devra systématiquement prévoir cette situation dans la préparation des assemblées générales.


Article 9   Commissions
Les commissions du club sont chargées de mener à bien les objec­tifs annuels et à long ternie du club en fonction des quatre domai­nes d'action. Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble afin d'assurer la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les membres pour des mandats de trois ans. Le président élu nomme les membres de commission en fonction des postes à fournir, dé­signe les responsables de commission et conduit les réunions de planification avant sa prise de fonctions. Il est recommandé de confier la présidence d'une commission à un membre ayant déjà siégé à une commission. Les commissions permanentes sont les suivantes :
• Effectif
Cette commission est chargée d'élaborer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres.
• Relations publiques
Cette commission est chargée d'informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club.
• Administration du club
Cette commission veille au bon fonctionnement du club.
• Actions
Cette commission planifie et monte des actions humanitai­res, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de la région et des pays étrangers.
• La Fondation Rotary
Cette commission s'occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation Rotary ainsi qu'une participation active à ses programmes.
D'autres commissions permanentes peuvent être nommées en fonction des besoins.
Le président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre membre.
Les attributions de chaque commission sont déterminées par ce règlement ou par le président ou le comité du club. Sauf mandat spécifique du comité, aucune action n'est entreprise par les commissions sans approbation préalable du comité.
Chaque responsable est chargé des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail, et rend compte des activités de la commission au comité du club.

Article 10   Rôle des commissions
Les attributions de chaque commission sont déterminées et revues par le président en début de mandat. Le président du club devra faire référence aux documents correspondants fournis par le R.I. La commission Actions est chargée de développer des activités dans 3 domaines d'action : l'action professionnelle, l'action d'in­térêt public et l'action internationale.
Chaque commission a une mission bien définie, des objectifs pré­cis et des plans d'action déterminés en début d'année. Le prési­dent élu doit être en mesure de présenter ses recommandations concernant les commissions durant son mandat, accompagnées d'objectifs et de plans d'action.

Article 11    Finances
§ 1. Avant le début de chaque exercice, le comité établit avec le trésorier le BUDGET. Ce budget doit indiquer les limites des dépenses à engager pour les différents postes, à moins qu'il n'en soit décidé autre­ment par le comité. Ce budget comportera deux catégories : Fonctionnement du club et une autre pour les actions de service ou humanitaires.
S 2. Le trésorier dépose les fonds du club auprès d'une banque dé­signée par le comité. Les fonds du club sont séparés en deux ca­tégories distinctes : Fonctionnement du club et Actions du club.
§ 3. Les factures sont payées par le trésorier ou tout autre respon­sable, sur autorisation signée par deux autres membres du comité du club.
§ 4. Une vérification des comptes du club est faite chaque année par un expert-comptable ou toute autre personne qualifiée.
§5. L'exercice fiscal commence le 1er juillet pour finir le 30 juin et, pour ce qui concerne l'encaissement des cotisations des mem­bres, est divisé en deux semestres, l'un du 1er juillet au 31 dé­cembre, l'autre du 1er janvier au 30 juin. Le paiement au Rotary International de la taxe per capita et des abonnements à la revue officielle est effectué le 1er juillet et le 1er janvier de chaque an­née, sur la base de l'effectif du club à ces dates.

Article 12   Admission des membres
S 1. Le nom d'un Rotariable proposé par un membre actif est sou­mis par écrit au comité par le secrétaire du club. Il peut s'agir d'un ancien Rotarien on d'un membre en provenance d'un antre club. Sauf dispositions contraires, cette candidature est confidentielle.
S 2. Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d'éligibilité et de classification des statuts du club.
§3. Le comité examine cette candidature dans les 30 jours de sa réception et charge le secrétaire du club d'informer le Rotarien parrainant le candidat de sa décision.
S 4. Si celle-ci est favorable, le candidat est alors informé des objectifs du Rotary ainsi que des prérogatives et responsabilités qui dé­coulent de la qualité de Rotarien ; le candidat est ensuite invité à soumettre une demande d'admission et autorise que son nom et la classification sous laquelle il est proposé soient annoncés au club.
§ 5. Un membre actif est désigné  chaque année  par le comité pour recevoir les oppositions à candidature. Il vérifie qu'elles soient justifiées. S'il a des doutes sur les oppositions il essaie de convaincre celui qui les a faites de renoncer à son opposition. Il faut plus d'un membre opposé pour refuser une candidature. Si aucune autre  objection ne s'est manifestée  dans les 7 jours de la publication de cette candidature, le candidat  est alors considéré comme régulièrement élu. 
Les membres d'honneur ne peuvent s'opposer à une candidature et ne paient pas de cotisation.
§ 6. Le président organise la cérémonie d'intronisation du nouveau membre, lui remet sa carte de membre et lui fournit la docu­mentation nécessaire.  Le président lui assigne un parrain pour faciliter son intégration et le fait participer à une action ou lui confie certaines responsa­bilités.
§ 7. Le club peut accepter, conformément aux statuts du Rotary club, toute candidature comme membre d'honneur soumise par le comité du club.
Article 13   Résolutions
Aucune résolution ou motion engageant le club d'une façon quelconque ne doit être discutée par le club avant d'avoir été examinée par le comité. De telles résolutions ou motions, si elles sont pré­sentées lors d'une réunion, doivent être transmises au comité sans être discutées.

Article 14   Ordre du jour des réunions
Ouverture de la séance
Présentation des invités  -
Correspondance et communiqués
Rapports des commissions -  Questions en suspens  -
Questions diverses
Exposé ou autre programme -
Clôture

Article 15   Amendements
Le présent règlement peut être modifié au cours d'une assemblée générale extraordinaire où le quorum est atteint, par un vote à la majo­rité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du projet d'amendement au moins quinze jours avant la réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modification ou addition doit être compatible avec les statuts du Rotary club et les statuts et règlement intérieur du R.I.

 


Règlement intérieur  modifié en décembre 2011 sous la Présidence de Bertrand Albertini
 


Date de création : 11/10/2012 @ 16:49
Dernière modification : 12/10/2012 @ 17:07
Catégorie : Documents officiels
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